Gestió Documental i Arxiu

El servei té els seus orígens en el Projecte Pilot d’Arxius Itinerants que va portar a terme l’Àrea de Cultura de la Diputació de Barcelona, amb la col·laboració i assessorament tècnic de l’Associació d’Arxivers de Catalunya, durant el període 1992-1994.

L’any 1994 es crea l’arxiu històric de Sant Vicenç de Castellet com a servei municipal encarregat de la conservació, descripció i difusió del fons documental municipal. Amb el decurs del temps, i com a conseqüència de les necessitats organitzatives de l’Ajuntament, es crea l’arxiu administratiu com a servei encarregat de gestionar, organitzar i conservar la documentació a partir de la fase activa dels documents. Posteriorment, l’aprovació de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i documents, obligarà a plantejar la creació d’un sistema de gestió documental, a partir dels requeriments fixats per la norma ISO 15.489.
En aquesta línia, a finals de l’any 2005, es va signar un conveni entre la Subdirecció General d’Arxius, l’Àrea de Cultura de la Diputació de Barcelona, el Col·legi de Secretaris i Interventors de l’Administració Local de Barcelona, i l’Ajuntament de Sant Vicenç de Castellet, que tenia com a objectiu el desenvolupament d’un Pla Pilot per a establir un model d’implantació d’un sistema de gestió documental exportable a d’altres municipis petits i mitjans, basat en les auditories dels diferents circuits administratius.
Els requeriments del mètode de treball emprat, les estratègies d’implantació de nous sistemes de trenball, el fort increment de productes i serveis com a conseqüència del creixement de població en el municipi dels últims anys, i la progressiva socialització de les Tecnologies de la Informació i la Comunicació, van plantejar la idoneïtat d’aprofitar aquestes potencialitats i donar un pas més enllà dels objectius fixats.
En aquest sentit, l’Ajuntament de sant Vicenç de Castellet va iniciar el procés d’adaptació a partir d’una àrea central, com és l’Àrea de Territori i Urbanisme, com a eix d’expansió dels canvis en els models de treball. El procés, programat com a conseqüència de les directrius estratègiques de l’organització, té en compte les garanties de tractament de la documentació i els recursos existents (persones, processos, eines i recursos tecnològics). Per tant, el plantejament de la intervenció s’ha basat en una implantació gradual, pensada en diferents fases d’aplicació, establerta a partir dels manuals de procediment i gestió com a instrument de treball en les etapes de planificació i implantació, alhora que com a garantia d’idoneïtat en les diferents actuacions portades a terme. Des de gener de 2007, totes les informacions, certificats urbanístics, les llicències urbanístiques i les llicències de via pública, es tramiten d’acord als requisits del sistema de gestió electrònica de documents (SGDE).

SERVEIS INTERNS QUE OFEREIX EL SERVEI:
-Auditories de circuits administratius
-Requeriments d’estructuració de procediments
-Formularis i models de documents
-Supervisió del sistema de gestió electrònica de documents
-Controls i avaluació de resultats (ISO 9001:2000)
-Registres de seguiment
-Conservació i avaluació
-Transferència de documents
-Consulta i préstec de documents
-Trasllats i eliminació
-Formació en matèria de gestió documental

SERVEIS EXTERNS QUE OFEREIX EL SERVEI:
-Consulta de documentació dels fons municipals
Informació dades històriques locals
Formació d’estudiants en pràctiques: col·laboració amb universitats i escoles superiors
Assessorament en traballs de recerca als alumnes dels centres de batxillerat locals
Assessorament als investigadors i estudiants en la recerca d’informació i documentació

Relacionat:

Equipaments:

> Gestió Documental i Arxiu
Adreça: Pl. de l’Ajuntament, 10
Telèfon: 93 693 06 11
Horari: De dilluns a divendres, de 8:00 a 15:00 hores
E-mail: arxiu@santvi.cat

Normativa:

LLei d'accés electrònic Llei 11/2007, de 22 de juny, d’acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos